Datenspuren/Organisation

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Seit 2004 organisiert der C3D2 die jährliche Veranstaltung Datenspuren. Es gibt keine einzelnen Person, die mehrjährig dafür "verpflichtet" sind. Daher gibt es häufig neue Menschen, die sich der Organisation annehmen. Mit dieser Seite soll allen neuen Aktiven ein Einblick zu den grundlegenden zu erledigenden Dingen gegeben werden. Auch sollen unnötige Fehler, etwa das Vergessen von gewissen Fristen, vermieden werden. Möge das Veranstalten von Chaos einfach gemacht werden.

Inhaltsverzeichnis

Finanzen

Ausgaben

Ausgaben für den Einkauf für Verpflegung

Gästen soll ermöglicht werden, ihre Verpflegung durch Kauf zu erwerben. Daraus entstehen #Einnahmen durch Verkauf bei der Veranstaltung.

Einnahmen

Einnahmen durch Eintrittsgeld

Der Eintritt zu den Datenspuren war immer frei. Das soll auch so bleiben!

Einnahmen durch Mutti

Das Stemmen der punktuellen finanziellen Belastung und des Risikos wäre ohne die Unterstützung von Mutti nicht vorstellbar.

Einnahmen durch Verkauf bei der Veranstaltung

Einnahmen durch Fördermittel

Einnahmen durch Spenden für den Verein

Anstatt #Einnahmen durch Eintrittsgeld zu generieren und zu erzwingen, ferner Interessierte eine finanzielle Hürde aufzustellen, wird zum Spenden für den Verein, der finanziell die Datenspuren ausrichtet, und zur fairen Monetarisierung von Arbeitsergebnissen (Warez,Pins,Hackerpass,...) aufgerufen.

Termin

belegte Zeiträume

Selbstverständlich ist es zu vermeiden, dass es zur Überschneidung mit anderen chaotischen Veranstaltungen kommt.

Fahrplan für die Organisation

Deadline Aufgabe
1 Monat nach DS des Vorjahres Termin festlegen
11 Monate vor DS Ort reservieren
Congress Sticker/Flyer verteilen
9 Monate vor DS Thema festlegen
ab 9 Monate vor DS Teilnehmende zur Podiumsdiskussion einladen
8 Monate vor DS Layout entwerfen
2 Wochen vor Easterhegg (April) Flyer im Druck
Easterhegg (April) Flyer an Teilnehmende des Easterhegg verteilt
Easterhegg (April) Webseite online
Easterhegg (April) Erwähnung #CfP in Datenschleuder?
8 Wochen vor DS #CfP
8 Wochen for DS Werbung: Flyer, Plakate mit #CfP
8 Wochen for DS Technik mit Personal organisieren
7 Wochen vor DS Review der Einreichungen vom #CfP
4 Wochen vor DS (?) Kolle-Mate Etikett gedruckt
4 Wochen vor DS Rückmeldung an Einreichende vom #CfP
4 Wochen for DS Werbung: Pressemitteilungen, Pentaradio
4 Wochen vor DS Helfende für Auf-/Abbau und Info organisieren
 ?? Spendenaufruf für DS
 ?? Junghackertrack organisieren
 ?? Social Event Freitag Abend organisieren

Dienste

Mail

datenspuren@c3d2.de

datenspuren@c3d2.de ist die zentrale Mail-Adresse zur Veranstaltung selbst. Sie dient nur bedingt für die Organisation der Datenspuren. Für Organisatorisches soll der Mail-Verteiler #datenspuren@lists.c3d2.de genutzt werden.

Zentral dient datenspuren@c3d2.de wohl für das #frab. Daher gibt es eine Weiterleitung an datenspuren@cccv.de. Normal sollten darüber dann die tickets bearbeitet werden.

datenspuren@lists.c3d2.de

datenspuren@lists.c3d2.de ist der zentrale Mail-Verteiler (lists:datenspuren) für die Interessierten zur Organisation der Datenspuren.

Web-Plattformen

In diesen Abschnitten sollen die verschiedenen benannt werden, die üblicher Weise zur Organisation der Datenspuren genutzt werden. Eine

Abstimmung / Terminfindung

Für Termine/Abstimmungen werden gerne Doodle eingesetzt, bei weiteren Abstimmungen ggf. eher Treffen bevorzugt.

frab

Als conference management system wird frab genutzt. Zwischen 2004 und 2012 wurde (vermutlich) die "vorherige" Software pentabarf genutzt.

frab.cccv.de

Üblicher Weise wird die bestehende Instanz frab.cccv.de genutzt. Dort gibt es dann für das jeweilige Jahr die zentrale Seite https://frab.cccv.de/DS$(date "+%Y").

Organisation frab

Es ist wichtig nicht zu vergessen, dass die Räume und Zeiten eingetragen werden. Nur so haben Einreichende die Möglichkeit ihre "Verfügbarkeit" (availability) eintragen.

git

Unser git für c3d2-web beinhaltet ebenfalls die Datenbasis für Datenspuren.

wiki

Für jede Veranstaltung gibt es einen zentralen Artikel im Wiki. Der zentrale Artikel ist als landing page für alle relevanten Informationen zur Veranstaltung angedacht, die nicht ordentlich im #frab abgebildet werden (können). Also auch Externe sollen hier den Einstieg für weitere Informationen finden.

Über den zentralen Artikel hinaus, gibt es mehrere Unterseiten zu bestimmten Belangen.

Zur einfachen Verknüpfung und Navigation gibt es für jede Veranstaltung ein Vorlage, die bei allen Artikel eingebunden werden soll. Dazu ist einfach zu Beginn der Artikel {{Datenspuren $(date "+%Y")/Navigation}} einzufügen. Somit wird die Vorlage:Datenspuren $(date "+%Y")/Navigation eingebunden. Diese Vorlage kann üblicher Weise von der vorherigen Veranstaltung übernommen werden und ist nur entsprechend der neuen Veranstaltung anzupassen.

pad

Zum Erstellen von Mitschriften werden einfach pads benutzt. Ende!

Nach der Erstellung der Mitschriften können sie im Wiki – in einer entsprechenden Unterseite – konserviert werden.

Website

Für die Veranstaltung wird eine Website erstellt. Die Domain lautet datenspuren.de. Sie verweist immer zur aktuellen Veranstaltung https://datenspuren.de/$(date "+%Y"). Selbstverständlich sollten auch weiterhin die Inhalte der vorangegangenen Veranstaltungen noch verfügbar bleiben.

Links von anderen Domains

Des Weiteren sind noch folgende Links im Zusammenhang mit den Datenspuren im Umlauf:

Auch diese Adressen sollten zur Veranstaltung zeigen.

besondere Angebote

Aktion Deutsche Bahn

Ähnlich wie für den Congress, gibt es eine Aktion zur An- und Abreise der Deutschen Bahn.

Layout

Verbreitung vom Layout

Call for Papers

Der Call for Papers wird gelegentlich auch Call for Participation genannt.

Die "Frist" für die Fertigstellung und dann zur Veröffentlichung ist ….

Bereits der #Call for Papers sollte frühzeitig als #Hinweis auf die Veranstaltung breit gestreut werden.

Hinweis auf die Veranstaltung

Erstellung von Materialien zum Hinweis auf die Veranstaltung

  • Werbung mit Flyer spätestens zu Easterhegg wenn nicht schon auf dem Kongress
  • Teilnahme des GCHQ bei und Werbung auf lNdW

verschiedene Hinweise auf die Veranstaltung

Grundsätzlich kann in folgende verschiedene Hinweise auf die Veranstaltung unterschieden werden:

  1. (allgemeine) Ankündigung (zur Durchführung) der Veranstaltung Datenspuren
    sobald bekannt ist, dass es die Veranstaltung überhaupt (wieder) geben wird und bekannt ist wann sie stattfinden wird
    Wo die Veranstaltung stattfindet ist eher nicht so relevant, denn Dresden ist als allgemeiner Ort absehbar und ausreichend. Wohl eher kann aber erst über einen genauen Termin geredet werden, wenn auch die Lokalität der Veranstaltung "gebucht" ist.
    eventuell bereits mit "Motto"
  2. Veröffentlichung vom #Call for Papers
    muss mindestens Bezug zum (bestimmten) "Motto" haben
  3. konkrete Einladung zur Veranstaltung Datenspuren
    gespickt mit vielen Verweisen, wie
    • Programm
    • Anreise

Hinweis (Presse/weitere Kontakte) auf die Veranstaltung via verschiedener Kanäle

Adressen bitte ggf. Privatsphäreschonend behandeln anstatt sie öffentlich zu posten oder dem Vergessen preis zu geben!

Hinweis auf die Veranstaltung via Internet

Übersicht zu Plattformen, wo zur ein Hinweis zur Veranstaltung
URL Stelle Anmerkung
https://events.ccc.de/ CCC

Der Rest der Familie und all ihre Anhänge sollten zum "Event" informiert sein. Mutti hilft allen!

Nur für die Datenspuren gibt es die Category Datenspuren.
Weiteres Kategorisieren, beispielsweise mit dem Tag dresden, erscheint sinnvoll.
Termin fällt dann bei der Hauptseite (mit Feed) mit heraus.
Es muss eine Mail an den Kontakt[1] gesendet werden.
GriCal GriCal Verlöffentlichung des Events und der Teiltermine mit deteillierten Informationsmöglichkeiten, Vermeidung von Kollisionen mit anderen Veranstaltungen
https://hackerspaces.org/ hackerspaces:

selbst eine neuen Artikel zur Veranstaltung anlegen (Wiki it!)

Die Vorlage Event kann (sollte) verwendet werden.
Termin fällt dann bei der Seite Events mit heraus.
Diese Stelle wird seit den Datenspuren 2014[2] genutzt.
https://lwn.net/Calendar/new/ LWN.net Kalender Große Reichweite für Zielpublikum, auch internationale Speaker
https://netzpolitik.org/ netzpolitik.org
Nachricht fällt dann (entsprechend der Kategorisierung) bei der Homepage (mit Feed[3] bzw. Feed der Kategorie Kurzmeldungen[4]) mit heraus.
Anna (als Autorin[5]) erstellte bereits zum #Call for Papers für die Datenspuren 2014 einen Nachricht[6].
http://www.stura.htw-dresden.de StuRa HTW Dresden
Termin fällt dann bei der Seite Termine mit heraus.
Diese Stelle steht (durch den StuRa HTW Dresden) seit den Datenspuren 2011[7] selbst zur Verfügung.
http://www.messen.de/ Durch Zufall fand wer bei einer Übersicht die Erwähnung von Datenspuren MMX 2015.
http://www.stadtwikidd.de/wiki/C3D2#Veranstaltung_Datenspuren

Werbung per E-Mail

URL Stelle Anmerkung
CAcert CAcert hatte für DS14 sehr spät nach einem Stand (einen Tisch mit 4 Stühlen und Strom) gefragt, nachdem die Organisation einer ATE im Vorfeld gescheitert war, Planung wahrscheinlich eher kurzfristig. 2015 war CAcert da und 2016 haben nunmehr Ehemalige von CAcert (neues Projekt) teilgenommen.

Werbung via Printmedien

Presse#Kontakt

Hinweis auf die Veranstaltung via Plakate

regionale Verbreitung von Plakaten
Siehe auch
Post#Verteilung von Plakaten

Die lokale Verbreitung sollte auch kurz vor der Veranstaltung Datenspuren nochmal intensiver betrieben werden.

überregionale Verbreitung von Plakaten

Aufzeichnungen

Aufzeichnungen bei pentamedia

Teilnahmebescheinigung

2016 wurde explizit um eine Bescheinigung gebeten, deshalb bietet es sich an, diese Teilnahmebescheinigung angepasst jährlich anzubieten.

Shirts

Eine Möglichkeit zur Vorbestellung (s. 2016) kann Unzufriedenheit durch nicht verfügbare Größen vermindern.

Jahr mXS mS mM mL mXL m2XL m3XL wXS wS wM
2012 - - - - 2 3+3¹ - - - -
2013 - - - - 5 - - - - -
2014 2 5 2 3 2 - - - - -
2015 - - 1 - - - -  ?  ?  ?
2016  ?  ?  ?  ?  ?  ?  ?  ?  ?  ?

¹ Helfer-Shirts

Evtl. können in die Tabelle die Anzahl der bestellten T-Shirts aufgenommen werden, um die Berechnungen für das Folgejahr zu vereinfachen. Die Zellen könnten auch im Format X/Y/Z befüllt werden, wobei X die bestellte, Y die verbliebenen und Z die mehr nachgefragte Anzahl von Shirts ist.

weiteres "bedingt" Organisatorisches

allgemeine Hinweise für eine Veranstaltung des CCC

Siehe ccc.doku:Handbuch für Veranstaltungen

Seite über die Datenspuren

In diesem Abschnitt sollen alle Stellen (insbesondere websites) benannt werden, die allgemein die Datenspuren erklären oder darauf verweisen.

kleine organisatorische Untermengen

Stände zu Projekten

Feedback

Bauen der Vorlage:

  • Text in Datei feedbackformular.tex speichern
  • auf cli in den Pfad wechseln
  • $ pdflatex feedbackformular.tex erstellt die PDF-Datei
  • PDF-Datei feedbackformular.pdf liegt im Pfad und kann geöffnet/gedruckt/bereitgestellt werden


Formular für Feedback

Schema für das Formular für Feedback

===== Feedback-Frage #1 =====
* Kreuzelantwort #1
* Kreuzelantwort #2
* Kreuzelantwort #3
* Kreuzelantwort #3

===== Feedback-Frage #2 =====
''Textfeld zu 3 Zeilen''

Fragen für das Formular für Feedback

Code für LaTeX für das Formular für Feedback

s. Vorlage (f. LaTeX)

Variablen

Variable (möglicher) Wiki-foo
Bezeichnung in diesem Artikel Zweck magic words (oder so) Ergebnis
$(date "+%Y") jeweiliges (aktuelles) Jahr {{CURRENTYEAR}} 2016

Siehe auch

Einzelnachweise

  1. https://events.ccc.de/about-ccc-events-blog/
  2. Site Datenspuren 2014 as an event at hackerspaces.org
  3. (allgemeines) Feed von netzpolitik.org
  4. Feed der Kategorie Kurzmeldungen von netzpolitik.org
  5. Autorin Anna Biselli bei [https://netzpolitik.org netzpolitik.org
  6. Nachricht Call for Papers bis 31. Juli: “Datenspuren”-Symposium sucht eure Beiträge! als Kurzmeldung bei netzpolitik.org
  7. Website StuRa HTW Dresden: Termin Datenspuren 2011
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